Ce connecteur permet la remontée des plages de service public validées de Planno dans l'agenda personnel des agents.

Sur Planno :

• Vous devez activer les paramètres ICS-Export et ICS-Code dans le menu "Administration" / "Configuration" / "ICS"
• Vos agents auront alors accès à leur flux ICS depuis le menu "Mon Compte" disponible en haut à droite.
• Ils copieront et colleront l'URL affichée dans leur agenda personnel (Outlook, Zimbra, Google Agenda, …) après avoir cliqué sur "Ajouter un agenda distant" (ou toute autre mention équivalente).

Pour le bon fonctionnement du connecteur, assurez-vous que votre serveur de calendrier externe accepte l'ajout de calendriers distants au format ICS sur des flux HTTPS et qu'il n'y ait pas de blocage réseau sur les URL extérieures à votre réseau.

Vous pouvez, dans la plupart des cas, vérifier que l'ajout de calendriers distants est possible depuis l'interface web de gestion de votre agenda par la présence ou non de la fonction "Ajouter une agenda distant" (ou toute autre mention équivalente).

Si vous avez connaissance de règles de filtrage d'URL qui pourrait empêcher la consultation des sites extérieurs à votre établissement, préciser-le à votre chef de projet. S'il existe des règles de filtrage d’URL qui pourraient empêcher la consultation de Planno depuis votre serveur de calendrier, vous devez demander au service gérant votre réseau l'ouverture d'un accès depuis l'URL de votre serveur Planno.

Ce connecteur permet la récupération des événements du calendrier externe de vos agents (Outlook, Zimbra, Google Agenda, …) et leur intégration dans Planno comme des indisponibilités.

Ceci est utile pour importer automatiquement les réunions ou tout type d'événement qui empêche les agents de participer au service public.

Il est important de maintenir ses agendas à jour pour un fonctionnement optimal. Planno importera les événements notés « Bloquants » et « Acceptés ». Le logiciel ignorera les événements notés « Libres » et les invitations qui n'ont pas été acceptées.

Planno vous permettra de choisir pour chaque agent si le calendrier doit être importé ou non.

Pour son bon fonctionnement, assurez vous que votre serveur de calendrier externe permette la diffusion des flux ICS (un flux par agent) sur des URL HTTPS (une URL par agent) sans authentification.

• L'open URL est déconseillée si l'accès est possible depuis l'extérieur de votre établissement sans filtrage d'URL (problème de confidentialité)
• L'open URL est une option intéressante si l'accès est possible depuis le serveur Planno avec filtrage d'URL (votre chef de projet vous communiquera l'URL à autoriser)
• L'accès à des URL protégées par un jeton (code ajouté dans l'URL) ajoute un niveau de sécurité intéressant mais implique une configuration agent par agent.

Merci de préciser à votre chef de projet comment seront présentées les URL. Les flux retournés devront respecter les standards ICS.

Si les URL ne sont pas disponibles sans authentification, ou si le format n'est pas ICS, vous devrez prévoir le développement d'un connecteur. Dans ce cas, vous devrez détailler les possibilités d'export envisagées.

Le lien du calendrier externe vers Planno est souvent bloqué pour des questions de confidentialité. Pour que l'importation fonctionne, il faut que les URL ICS des calendriers soient accessibles sans authentification depuis l'extérieur de votre établissement.

Avant de configurer Planno, merci de vérifier sur l'interface de gestion de votre calendrier s'il est possible d'activer et récupérer votre agenda privé sous la forme d'une URL ICS. Si oui, la copier et la coller dans la barre d'adresse de votre navigateur. Vérifiez alors si le fichier se télécharge sans demander d'authentification. Si cela fonctionne, vérifiez si les URL sont sensiblement les mêmes (openURL) ou complètement différentes d'un agent à un autre. S'il s'agit d'openURL, configurez les paramètres ICS-Server1, ICS-Pattern1 et ICS-Status1 (gardez "confirmés" pour ce 3ème paramètre). S'il ne s'agit pas de l'openURL, configurez les paramètres ICS-Server3, ICS-Pattern3 et ICS-Status3 (gardez "confirmés" pour ce 3ème paramètre). Quelque soit la configuration choisie, il faudra ensuite cocher la case dans l'onglet "Agendas et Synchronisations" dans la fiche de chaque agent (dans le menu Administration / Les agents)

L'intérêt de ce connecteur est d'importer les congés, les absences, les absences pour maladie et toute indisponibilité connue du logiciel RH ou GTT dans Planno.

Vous pouvez informer votre chef de projets sur les possibilités d'export du logiciel RH ou GTT et confirmer que les propositions suivantes vous conviennent :

Technologies proposées par logiciel RH ou GTT :

• échange de flux ICS ?
• échange de fichier CSV ?
• API webservice ?

Format : quelque soit la ou les technologies disponibles, précisez le format d'échange et fournissez un exemple anonymisé permettant d'identifier les éléments exportés.

Champs utiles :

Les informations suivantes devront apparaître dans les exports. Pour chaque information, merci de préciser le format :

• identifiant unique de l'agent
• date de début de l'événement
• heure de début de l'événement (peut être combinée avec la date de début)
• date de fin de l'événement
• heure de fin de l'événement (peut être combinée avec la date de fin)
• motif (ou code) permettant de distinguer les absences. Merci de les préciser, de dire s'il s'agit d'une liste fermée ou si cette liste peut évoluer
• identifiant unique de l'absence (fortement conseillé)
• date et heure de dernière modification de l'absence (y compris pour le changement d'état, fortement conseillée)
• statut (permettant de savoir s'il s'agit d'un ajout, d'une modification ou d'une suppression. Merci de détailler)
• état ou niveau de validation (code permettant d'identifier le niveau de validation. Merci de détailler)

Précisez comment seront gérées les modifications et les suppressions (ex. : la ligne n'existe plus alors qu'elle était présente lors de l'export précédent = suppression, ou la ligne est toujours présente et un code précise que l'événement est supprimé).

N.B. : Planno gère 3 niveaux de validation, à savoir : la demande, la validation intermédiaire et la validation finale. Si vous souhaitez récupérer dans Planno les demandes avant leur validation finale, nous devrons faire correspondre les codes de validation du logiciel RH ou GTT avec ceux de Planno.

API webservice :

• si logiciel RH ou GTT peut interagir avec un système distant via un webservice, merci de préciser le standard utilisé et d'en fournir la documentation.

Échanges de fichiers :

• Si l'export se fait par échanges de fichiers, nous mettrons à votre disposition un entrepôt Webdav sur lequel vous pourrez copier (de façon automatisée) les exports.
• Cet entrepôt sera stocké sur votre serveur Planno. Pour des questions de sécurité et de confidentialité, aucune interaction ne sera possible avec les environnements extérieurs.
• La copie sur l'entrepôt Webdav se fera à travers un flux HTTPS authentifié. La copie pourra être automatisée avec une commande curl par exemple (votre chef de projet vous donnera la commande à exécuter)
• Les données devront être écrites en clair dans les fichiers, ou l'algorithme de déchiffrage devra être détaillé (merci de préciser si les données sont chiffrées ou non).
• La récupération des données depuis le logiciel RH ou GTT et leur copie sur le serveur Planno (ou la mise à disposition des flux le cas échéant) sera de la responsabilité du client.
• Scope : en cas d'échange de fichiers par export - import, vous devrez préciser quelle période sera couverte par l'export en jours glissants (ex : de -30 jours à + 90 jours).

Ce connecteur permet d'importer dans Planno les heures de présence prévisionnelles depuis le logiciel RH ou GTT. Les mêmes questions sur les formats et sur les échanges de données se posent. Merci de préciser vos réponses si l'importation des heures de présence peut vous intéresser.