Piste: synchro

Synchronisations de Planno avec des logiciels tiers

Synchronisations de Planno avec des logiciels tiers

1. Connecteur de Planno vers un Calendrier externe

Ce connecteur permet la remontée des plages de service public validées de Planno dans l'agenda personnel du Calendrier externe des agents.

  • Votre établissement doit activer les paramètres ICS-Export et ICS-Code
  • Vos agents auront alors accès à leur flux ICS depuis le menu "Mon Compte"
  • Ils copieront et colleront l'URL donnée dans Outlook après avoir cliqué sur "Ajouter un agenda distant".

Pour le bon fonctionnement du connecteur, assurez-vous que votre serveur de Calendrier externe accepte l'ajout de calendriers distants au format ICS sur des flux HTTPS et qu'il n'y ait pas de blocage réseau sur les URL extérieures à votre réseau.

Vous pouvez vérifier que l'ajout de calendriers distants est possible depuis l'interface web de votre agenda de Calendrier externe.

Si vous avez connaissance de règles de filtrage, l'URL qui pourrait empêcher la consultation des URL extérieures, merci de le préciser. S'il existe des règles de filtrage d’URL qui pourraient empêcher la consultation de Planno depuis votre serveur de calendrier, vous devez demander l'ouverture d'un accès depuis l'URL de votre serveur Planno.

Le connecteur de Planno vers un Calendrier externe est rarement bloqué. Merci de vérifier si le calendrier externe propose l'ajout d'un tel agenda et tester.

2. Connecteur d'un Calendrier externe vers Planno

Ce connecteur permet la récupération des événements du Calendrier externe de vos agents et leur intégration dans Planno comme des indisponibilités.

Ceci est utile pour importer automatiquement les réunions ou tout type d'événement qui empêche les agents de participer au service public.

Il est important de maintenir ses agendas à jour pour un fonctionnement optimal. Planno importera les événements notés « Bloquant » et « Accepté ». Le logiciel ignorera les événements notés « Libre » et les invitations qui n'ont pas été acceptées.

Planno vous permettra de choisir pour chaque agent si le calendrier doit être importé ou non.

Pour son bon fonctionnement, assurez vous que votre serveur de Calendrier externe permette la diffusion des flux ICS (un flux par agent) sur des URL HTTPS (une URL par agent) sans authentification.

  • L'open URL est déconseillée si l'accès est disponible depuis l'extérieur sans filtrage d'URL (problème de confidentialité)
  • L'open URL est une option utile si l'accès est possible depuis le serveur Planno avec filtrage d'URL (nous vous communiquerons l'URL à autoriser)
  • L'accès à des URL protégées par un jeton (code ajouté dans l'URL) est intéressant.

Merci de préciser comment seront présentées les URL. Les flux retournés devront respecter les standards ICS.

Si les URL ne sont pas disponibles sans authentification, ou si le format n'est pas ICS, nous devrons prévoir le développement d'un connecteur. Dans ce cas, merci de détailler les possibilités d'export envisagées.

Le lien du Calendrier externe vers Planno est souvent bloqué pour des questions de confidentialité. Pour que l'importation fonctionne, il faut que les URL ICS des calendriers soient accessibles sans authentification depuis l'extérieur de votre établissement.

Avant de configurer Planno, merci de vérifier dans le Calendrier externe s'il est possible d'activer et récupérer son agenda privé sous la forme d'une URL ICS. Si oui, la copier et la coller dans la barre d'adresse de votre navigateur. Vérifier alors si le fichier se télécharge sans demander d'authentification. Si cela fonctionne, vérifiez si les URL sont sensiblement les mêmes (openURL) ou complètement différentes. S'il s'agit d'openURL, configurez les paramètres ICS-Server1, ICS-Pattern1 et ICS-Status1 (gardez "confirmés" pour ce 3ème paramètre). S'il ne s'agit pas de l'openURL, configurez les paramètres ICS-Server3, ICS-Pattern3 et ICS-Status3 (gardez "confirmés" pour ce 3ème paramètre). Quelque soit la configuration choisie, il faudra ensuite cocher la case dans l'onglet "Agendas et Synchronisations" dans la fiche de chaque agent (dans le menu Administration / Les agents)

3. Connecteur d'un logiciel RH ou GTT vers Planno pour les absences

L'intérêt de ce connecteur est d'importer les congés, les absences, les absences pour maladie et toute indisponibilité connue du logiciel RH ou GTT dans Planno.

Merci de détailler les possibilités d'export du logiciel RH ou GTT et de confirmer que les propositions suivantes vous conviennent :

Technologies proposées par logiciel RH ou GTT :

  • échange de flux ICS ?
  • échange de fichier CSV ?
  • API webservice ?

Format : quelque soit la ou les technologies disponibles, merci de préciser le format d'échange et de fournir un exemple anonymisé permettant d'identifier les éléments exportés.

Champs utiles :

Les informations suivantes devront apparaître dans les exports. Pour chaque information, merci de préciser le format :

  • identifiant unique de l'agent
  • date de début de l'événement
  • heure de début de l'événement (peut être combinée avec la date de début)
  • date de fin de l'événement
  • heure de fin de l'événement (peut être combinée avec la date de fin)
  • motif (ou code) permettant de distinguer les absences. Merci de les préciser, de dire s'il s'agit d'une liste fermée ou si cette liste peut évoluer
  • identifiant unique de l'absence (fortement conseillé)
  • date et heure de dernière modification de l'absence (y compris pour le changement d'état, fortement conseillée)
  • statut (permettant de savoir s'il s'agit d'un ajout, d'une modification ou d'une suppression. Merci de détailler)
  • état ou niveau de validation (code permettant d'identifier le niveau de validation. Merci de détailler)

Précisez comment seront gérées les modifications et les suppressions (ex. : la ligne n'existe plus alors qu'elle était présente lors de l'export précédent = suppression, ou la ligne est toujours présente et un code précise que l'événement est supprimé).

N.B. : Planno gère 3 niveaux de validation, à savoir, la demande, la validation intermédiaire et la validation finale. Si vous souhaitez récupérer dans Planno les demandes avant leur validation finale, nous devrons faire correspondre les codes de validation d'logiciel RH ou GTT avec ceux de Planno.

API webservice :

  • si logiciel RH ou GTT peut interagir avec un système distant via un webservice, merci de préciser le standard utilisé et d'en fournir la documentation.

Échanges de fichiers :

  • Si l'export se fait par échanges de fichiers, nous mettrons à votre disposition un entrepôt Webdav sur lequel vous pourrez copier (de façon automatisée) les exports.
  • Cet entrepôt sera stocké sur votre serveur Planno. Pour des questions de sécurité et de confidentialité, aucune interaction ne sera possible avec les environnements extérieurs.
  • La copie sur l'entrepôt Webdav se fera à travers un flux HTTPS authentifié. La copie pourra être automatisée avec une commande curl par exemple (nous vous donnerons la commande à exécuter)
  • Les données devront être écrites en clair dans les fichiers, ou l'algorithme de déchiffrage devra être détaillé (merci de préciser si les données sont chiffrées ou non).
  • La récupération des données depuis logiciel RH ou GTT et leur copie sur le serveur Planno (ou la mise à disposition des flux le cas échéant) sera de votre responsabilité.
  • Scope : en cas d'échange de fichiers pour export - import, merci de préciser quelle période sera couverte par l'export, en jours glissants (ex de -30 jours à + 90 jours).

4. Connecteur du logiciel RH ou GTT vers Planno pour les heures de présence

Ce connecteur permet d'importer dans Planno les heures de présence prévisionnelles depuis le logiciel RH ou GTT. Les mêmes questions sur les formats et sur les échanges de données se posent. Merci de préciser vos réponses si l'importation des heures de présence peut vous intéresser.