Les anciennes versions de Koha s'appuyaient sur la documentation suivante pour la personnalisation des modèles de lettre : https://wiki.koha-community.org/wiki/Customising_Notices_and_Slips

A présent il est recommandé d'utiliser la syntaxe Template Toolkit : https://wiki.koha-community.org/wiki/Notices_with_Template_Toolkit

Pour qu'un mail soit envoyé au lecteur lorsqu'il fait un ou plusieurs emprunts, il convient de s'assurer que la case "Exemplaire prêté" soit bien coché dans les Préférences de notification du compte lecteur.
En supposant qu'un lecteur emprunte plusieurs documents à la suite, un mail ne lui sera pas envoyé pour chaque document, il recevra un seul mail récapitulant tous les prêts qu'il vient de faire (jusqu'à ce que le script process_message_queue.pl soit exécuté).
Le message est configurable dans Outils > Notifications & Tickets à l'entrée CHECKOUT.
Cette notification accepte les données des tables suivantes :

• items
• biblio
• biblioitems
• borrowers
• branches
• issues

Pour cette notification, un outil de prévisualisation est disponible. Il faut retrouver un prêt en cours et indiquer le code barre ainsi que le borrowernumber de l'emprunteur dans la zone Données à visualiser sous la forme barcode|borrowernumber. Il suffit ensuite de cliquer sur "Prévisualisation".

Pour qu'un mail soit envoyé au lecteur lorsqu'il fait un ou plusieurs retours, il convient de s'assurer que la case "Exemplaire rendu" soit bien coché dans les Préférences de notification du compte lecteur.
En supposant qu'un lecteur retourne plusieurs documents à la suite, un mail ne lui sera pas envoyé pour chaque document, il recevra un seul mail récapitulant tous les retours qu'il vient de faire (jusqu'à ce que le script process_message_queue.pl soit exécuté).
Le message est configurable dans Outils > Notifications & Tickets à l'entrée CHECKIN. Il accepte les mêmes données que CHECKOUT sauf pour la table issue, remplacée par old_issue.
Ce type de notification possède également une option de prévisualisation. Il faut pour cela indiquer (paradoxalement) le code barre d'un document en prêt. De fait, il ne sera pas possible ici de visualiser la date du retour effective du document.
Attention enfin : la prévisualisation ne fera pas apparaître non plus les données provenant de la table borrowers ; celles-ci seront bien présentes en revanche dans le mail.

On peut demander à Koha d'envoyer un mail au lecteur dont un prêt à été renouvelé. L'activation de cette fonctionnalité se situe à deux niveaux :

• Dans Administration → Préférences systèmes, il faut positionner RenewalSendNotice sur "Envoyer"
• S'assurer que la case "Exemplaire prêté" soit bien cochée dans les Préférences de notification du compte lecteur. En effet, cette préférence fonctionne à la fois pour les prêts et pour les renouvellements.

On configurera le message dans Outils > Notifications&Tickets à l'entrée RENEWAL. Celle-ci accepte les mêmes données que l'entrée pour les prêts (CHECKOUT). Elle ne dispose pas en revanche, pour l'heure, d'option de prévisualisation.

Depuis la version 20.11 de Koha, il est possible d'envoyer un message au lecteur lorsqu'on annule une réservation.
Pour activer la fonctionnalité, il faut se rendre dans Administration > Valeurs autorisées et ajouter une ou plusieurs valeurs à HOLD_CANCELLATION correspondant aux raisons de l'annulation.
Le message est configurable dans Accueil › Outils › Messages & Tickets. Créer une nouvelle notification dans la catégorie Réservations ayant pour code HOLD_CANCELLATION.

Désormais, lors de l'annulation d'une réservation, on peut saisir un motif, comme dans cet exemple (depuis l'onglet Réservations d'une fiche adhérent) : Le lecteur recevra alors un message l'informant de l'annulation de sa réservation et du motif.

Il s'agit ici d'envoyer un mail au fournisseur pour lui signaler qu'un numéro de périodique n'a pas été reçu (statut "réclamé"). Pour activer cette fonctionnalité, plusieurs étapes sont nécessaires.

1. Créer une nouveau message. Rendez-vous dans Outils > Notifications & tickets et cliquez sur "Nouvelle notification" > "Réclamation numéro manquant". Le code à renseigner est le suivant : SERIALCLAIM.
2. Paramétrage du fournisseur. Dans Acquisitions, recherchez le fournisseur. Cliquez sur "Modifier fournisseur" et sur la checkbox "Contacter à propos des derniers périodiques ?". Enregistrez la fiche.

Pour envoyer le message, on se rend dans Périodiques > Réclamations. Sélectionnez le fournisseur, cliquez sur la checkbox correspondant au numéro réclamé, sélectionnez le type de notification et cliquez sur "Envoyez la notification" :

Cette fonctionnalité est apparue dans la version 18.11 de Koha. Sa mise en place nécessite de :

1. personnaliser le contenu du message dans Outils > Notifications & tickets > code ACCOUNT_PAYMENT
2. activer la préférence système UseEmailReceipts

À noter que la notification ne sera pas envoyé automatiquement lors du paiement car elle transite par la table message_queue.