Modification des exemplaires par lots

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Koha permet de modifier les exemplaires par lots, à partir d'une liste de codes barres ou de numéros d'exemplaires, saisie manuellement ou issue d'un fichier, ce fichier pouvant être généré par un rapport dans Koha, ou par scan des codes barres.

Dans un rapport, les informations à extraire seront, au choix :

  • le code barre de l'exemplaire : champ barcode de la table items (en unimarc, correspond généralement au champ 995$f)
  • le numéro interne de l'exemplaire (requis pour traiter des exemplaires sans code barre par exemple) : champ itemnumber de la table items (en unimarc, correspond dans Koha au champ 995$9)

Les différentes possibilités sont :

Scanner les exemplaires un par un :

  • dans la zone de saisie qui s'affiche, scanner (saisir, copier-coller…) le code barre des exemplaires à traiter

Utiliser un fichier :

  • dans un fichier texte simple (notepad, gedit…) : scanner le code barre des exemplaires à traiter, puis enregistrer le fichier (au format csv, ou txt)
  • créer un rapport qui exporte le code barre (items.barcode), exécuter, enregistrer le fichier au format csv
  • créer un rapport qui exporte le numéro interne de l'exemplaire (items.itemnumber), exécuter, enregistrer le fichier au format csv

Cocher Fichier de codes barres ou Fichier de numéros d'exemplaire selon le type d'information présente dans le fichier

Rechercher le fichier pour le charger dans Koha

Un des intérêt d'utiliser un fichier est de garder en dehors de Koha la trace des exemplaires modifiés.

Utiliser les valeurs par défaut : si cette case est cochée, les champs exemplaires seront mis à jour avec les valeurs par défaut définies dans la grille de catalogage pour le champ 995 s'il en existe.

Une fois les codes barres saisis ou le fichier chargé, cliquer sur Continuer

Selon le nombre d'exemplaires, Koha affiche, ou non, la liste des exemplaires. Il est alors possible d'en décocher certains, ou de ne pas choisir les exemplaires en prêt.

Sous le libellé Modifier les exemplaires, les champs exemplaire s'affichent :

  • champs obligatoires en rouge : ces champs ne peuvent pas être effacés
  • pour chaque champ il est possible de choisir une valeur dans une liste déroulante, ou de saisir une valeur pour les champs de texte libre, comme les notes par exemple : positionner les valeurs dans les champs que vous souhaitez modifier
  • la case au bout des champs non obligatoire aura pour effet, si elle est cochée, de vider / effacer le sous-champs pour tous les exemplaires sélectionnés
On ne peut pas faire de modification sur une partie de chaîne de caractères : par exemple, il n'est pas possible de changer l'indice d'une cote pour un lot d'exemplaire

Lorsque les champs à modifier sont paramétrés, cliquer sur Enregistrer va lancer la modification sur les exemplaires sélectionnés.

Selon la version de Koha, la liste des exemplaires modifiés s'affiche… ou ne s'affiche plus, pour les dernières versions. Ceci va probablement évoluer.

Il est théoriquement possible de traiter plusieurs centaines (milliers ?) d'exemplaires dans le lot. Le temps de traitement dépend de la taille du lot. Dans le cas de lots trop importants, il peut être nécessaire de découper le fichier initial en plusieurs fichiers plus petits.

Faites préalablement un test de la modification souhaitée sur quelques exemplaires avant de lancer le traitement sur des centaines d'exemplaires !!